Zalanie archiwum najczęściej następuje w wyniku ulewy bądź awarii instalacji hydraulicznej. W każdym przypadku w pierwszej kolejności należy zadbać o bezpieczeństwo dokumentów. Niestety, osuszanie ich we własnym zakresie może przynieść więcej szkody, niż pożytku.
Zalane archiwum – co robić?
W przypadku zalania archiwum należy reagować natychmiast. Jeśli tylko mamy taką możliwość, sami udajmy się na miejsce i postarajmy się zabezpieczyć wszystkie dokumenty. Pierwsze, co musimy zrobić, to przenieść je do suchego pomieszczenia. Pozostawienie ich w wilgotnym archiwum naraża na dalszą degradację, przez co w późniejszym czasie dane mogą być nieodzyskiwalne. Nie podejmujmy natomiast działań, takich jak:
- suszenie przy pomocy suszarki,
- nagrzewanie pomieszczenia dmuchawą,
- umieszczanie dokumentów w ryżu bądź innym produkcie pochłaniającym wilgoć,
- rozwieszanie dokumentów celem pozbycia się nadmiaru wody.
Wszystkie powyższe czynności nie tylko nie zdają egzaminu, ale mogą również pogłębić uszkodzenia.
Jak bezpiecznie suszyć dokumenty?
Zalane dokumenty to problem, z którym nie poradzimy sobie we własnym zakresie. Bez specjalistycznych urządzeń nie jesteśmy bowiem w stanie pozbyć się nadmiaru wody, a także mikroorganizmów, które zdążyły rozwinąć się na powierzchni papieru. Warto więc skorzystać z pomocy profesjonalistów – szczegółowa oferta dostępna jest na stronie https://www.rhenus-office.pl/uslugi/pozostale-uslugi/osuszanie-dokumentow/. Osuszanie dokumentów to kompleksowa usługa, która obejmuje:
- transport w obie strony,
- zamrażanie i osuszanie metodą sublimacji,
- dezynfekcję papieru,
- badanie mikrobiologiczne.
Dzięki temu przedsiębiorca może nie tylko odzyskać dane, ale również bezpiecznie pracować z dokumentacją, gdy tylko zajdzie taka potrzeba. Trzeba też pamiętać, że zalanie archiwum nie zwalnia z obowiązku przechowywania dokumentów przez określony w przepisach okres, dlatego ich odzyskanie jest niezwykle istotne.
Zalane archiwum – nie lekceważ problemu!
Woda w archiwum to poważny problem, którego w żadnym wypadku nie można lekceważyć. Papier jest niezwykle wrażliwym materiałem, który nie powinien przebywać w wilgoci przez dłuższy czas. Bardzo istotne jest szybkie podjęcie działań, dzięki którym odzyskasz dostęp do danych, zwłaszcza tych wrażliwych i poufnych. Jeśli zalanie archiwum ma miejsce często (na przykład ze względu na usytuowanie budynku), zaleca się przejście na formę cyfrową. Dokumenty w wersji elektronicznej również wymagają odpowiedniego zabezpieczenia, jednak procedura ich ochrony wygląda zupełnie inaczej. Nie ma tutaj mowy o zalaniu, dzięki czemu pozbywamy się pewnego rodzaju ryzyka. W przypadku zalania pojedynczych dokumentów papierowych procedura odzyskiwania danych wygląda bardzo podobnie. Nawet z jedną czy dwoma kartkami możemy nie poradzić sobie sami, jeśli doszło do znacznego uszkodzenia nośnika, czyli papieru. Warto więc jak najszybciej skontaktować się ze specjalistami, którzy doskonale wiedzą, jak postępować w sytuacji kryzysowej.
