Jeżeli chcemy wystawić fakturę za nasze usługi, kilka dokumentów w miesiącu nie jest problemem i łatwo będziemy w stanie samodzielnie nad nimi zapanować. Co jednak zrobić, gdy nasz biznes nabierze tempa? Jak usprawnić procesy związane z obsługą klienta oraz zarządzaniem stanem naszego magazynu? Jak możemy wystawiać faktury prościej?
Program do fakturowania – komu się przyda?
Aby móc sprawnie funkcjonować, każda firma potrzebuje organizacji, procedur oraz narzędzi umożliwiających realizację codziennych, jak i zaplanowanych na przyszłość działań. Jednocześnie jednym z najbardziej podstawowych dokumentów, na jakich zwykle operujemy, są faktury VAT. Teoretycznie nie musimy posiadać żadnego oprogramowania do ich wystawiania, tak długo, jak zachowamy jednolity szablon oraz właściwą numerację. Jeżeli jednak możemy ułatwić sobie codzienne funkcjonowanie, zdecydowanie warto skorzystać z takiej opcji. Program do fakturowania z magazynem umożliwi nam łatwiejsze zapanowanie nad wszelkimi dokumentami firmowymi, jednocześnie sprawiając, że poświęcimy na to mniej czasu w skali miesiąca.
Kiedy warto rozważyć inwestycję w oprogramowanie do wystawiania faktur?
Jeżeli zaczynamy obsługiwać coraz większą ilość dokumentów sprzedażowych, zdecydowanie jest to dobry moment na rozważenie inwestycji w rozwój firmy. Dzięki oprogramowaniu do fakturowania będziemy mieć możliwość nie tylko samego wystawiania faktur czy obsługi magazynu, ale także możliwość generowania plików JPK, faktur zaliczkowych, paragonów fiskalnych i wielu innych dokumentów. Krajowy System E Faktur również nie będzie dla nas problemem. Zainwestowaniem w oprogramowanie do obsługi sprzedaży powinny wykazać się także osoby, które posługują się popularnymi platformami e-commerce, jak na przykład Allegro czy e-Bay.
Wystawianie faktur, dokumentów kosztowych i nie tylko – jakie funkcje powinien mieć program do obsługi firmy?
Dobrej jakości oprogramowanie do wystawiania faktur i magazynowania powinno łączyć w sobie kilka cech. Przede wszystkim musi ono umożliwiać nam możliwość wygenerowania wszystkich niezbędnych do pracy dokumentów: różnych rodzajów faktur (VAT, faktury kosztowe, faktury zagraniczne, faktury cykliczne etc.), wykazów ze stanu magazynowego, rozliczeń i tak dalej. Dodatkowo wybrany program powinien też być możliwie jak najprostszy i jak najbardziej intuicyjny w obsłudze, tak aby proces wdrożenia trwał możliwie krótko. Jeżeli dopiero raczkujemy jako przedsiębiorcy, dużym plusem będzie także wsparcie w wystawianiu faktur i korzystaniu z systemu – szczególnie na początku naszej przygody z jego wykorzystaniem. Z tego powodu warto też wybierać rozwiązania, które są już popularne i ugruntowane na rynku: łatwiej będzie nam szukać informacji i wiedzy, jak efektywnie je wykorzystywać w codziennej pracy.
Kto powinien przejść szkolenie z zakresu obsługi programu do faktur?
W sytuacji, gdy prowadzimy biznes samodzielnie, powinniśmy skupić wszystkie swoje wysiłki na nauce obsługi oprogramowania w możliwie jak najkrótszym czasie. Dzięki temu będziemy w stanie przyspieszyć wiele firmowych procedur i usprawnić tempo obsługi naszych klientów. Jeżeli z kolei zatrudniamy pracowników, ich również powinniśmy przeszkolić – szczególnie te osoby, które na co dzień obsługują nasz magazyn oraz przygotowują zamówienia dla naszych klientów. Wiele firm dostarczających oprogramowanie do fakturowania posiada również szkolenia z jego zakresu – bardzo często są one bezpłatne lub kosztują nas stosunkowo niewiele. Zdecydowanie warto z nich skorzystać, ponieważ poszukując wiedzy u samego źródła najwięcej się nauczymy, a sam proces zajmie nam też najmniej czasu.
Na co jeszcze uważać przy zakupie oprogramowania do firmy?
Wybierając oprogramowanie do pracy musimy pamiętać o tym, że system systemowi nierówny. To, na jaką wersję się zdecydujemy, powinno być dopasowane nie tylko do naszych możliwości inwestycyjnych, ale również profilu firmy, zapotrzebowania na określone funkcje i procedury, oraz przyjazności samego produktu względem jego użytkownika. Zanim podejmiemy decyzję i zakupimy program, warto więc sprawdzić rynek, poznać najpopularniejsze opcje, a także rozważyć wszelkie za i przeciw. Dzięki takiemu podejściu zmniejszymy ryzyko konieczności wymiany oprogramowania, co również przełoży się na mniejszy koszt tej inwestycji.
Oprogramowanie do wystawiania faktur i obsługi magazynu to dzisiaj bardzo powszechnie wykorzystywane narzędzie, szczególnie na rynku e-commerce. Zwykle są to systemy proste w użytkowaniu, które znacząco przyspieszają workflow naszego przedsiębiorstwa. Wybierając program dla siebie należy jednak pamiętać, aby kwestia ceny nie była jedyną, jaką weźmiemy pod uwagę.
