Zewsząd docierają do nas informacje o AI (artificial intelligence – sztucznej inteligencji), BI (business intelligence – analizie biznesowej), robotyzacji i automatyzacji. Znane firmy są już po lub w trakcie transformacji cyfrowej. Świat kręci się wokół informatyki.
Czy w Twojej firmie jest tak samo?
Statystycznie rzecz ujmując, raczej nie. Prawda jest taka, że większość organizacji funkcjonuje w oparciu o stare technologie lub wręcz analogowo.
Obszar obiegu dokumentów i spraw, czyli tzw. workflow nie jest tu wyjątkowy. Przyczyn jest oczywiście wiele, ale to temat na inny artykuł. W tym skoncentrujmy się na tym, czy wdrażanie takiego systemu ma sens i jakich korzyści mamy prawo oczekiwać.
Czy wdrażać system workflow w mojej firmie?
Gdy pomyślimy o dużej firmie to jest dość oczywistym, że takie narzędzie będzie użyteczne. Gdzie jest jednak granica?
- Liczba pracowników
Tak się często przyjmuje. Czy zatem 20 osób pracujących przy komputerach, to już dość? A może wystarczy 10, ale w trybie rozproszonym terytorialnie lub home office.
Przed pandemią COVID-19 przyjmowało się, że granicą jest 50 osób, ale liczba ta bardziej wynikała z przyczyn budżetowych (o tym niżej), bo licencje i wdrożenia były drogie.
- Budżet na IT
Ciężko jest kupić i wdrożyć system workflow za kwotę mniejszą niż 30 000 zł netto. Zazwyczaj budżety oscylują bliżej 100 000 zł, a i takie za 0,5 mln zł nie są jakąś rzadkością. Niebanalne są też koszty późniejszego utrzymania. Dodajmy do tego teraz jeszcze koszt wewnętrzny, bo bez sporego zaangażowania osób z wewnątrz firmy żadne wdrożenie się nie powiedzie. Wynik? Trzeba się zgodzić, że to nie jest droga dla wszystkich.
- Potrzeby
Nie myślmy przez chwilę o kosztach, a o potrzebach – to takie podejście często spotykane w literaturze i procesach handlowych, a dość unikalne w praktyce.
Wyobraźmy sobie mikroprzedsiębiorcę na ryczałcie, który świadczy usługi dla jednego klienta. Czy jemu przyda się system obiegu dokumentów? Raczej nie.
No dobrze, a mikro z kilkoma pracownikami lub podwykonawcami, świadczący usługi dla wielu klientów? Raczej tak – w takiej organizacji pojawiają się procesy o powtarzalnej strukturze, np. obsługa klientów: reklamacje, wsparcie/support, wnioski urlopowe. Taki podmiot często korzysta z zewnętrznych zasobów: biura rachunkowe, kadry, prawnicy etc., co otwiera drogę do dalszych procesów.
Czy ten przedsiębiorca kupi system oferowany w tradycyjnym modelu? Raczej nie.
Jak bardzo musi urosnąć, by było go na to stać? Zostać małym? – jeszcze nie. Średnim? – można zacząć szukać.
A wybór jest. Rekomendujemy system workflow Dew-X, platformę low-code, która dla większości firm będzie wystarczająca i to w wersji całkowicie bezpłatnej!
System workflow – korzyści biznesowe
Wróćmy jednak do pytania, po co w ogóle wdrażać system workflow?
Lista korzyści jest bardzo długa i zależna od specyfiki danej organizacji. Prawie w każdej można jednak mówić o tych pięciu podstawowych powodach:
- Optymalizacja procesów
Dość oczywiste. Każdy chciałby wyeliminować dokumenty krążące bez sensu, opóźnienia, zagubienia, stres w czasie kontroli, etc.
- Kontrola
Chcemy widzieć sprawy w toku i zakończone. Chcemy być na bieżąco bez konieczności zadawania pytań innych niż poprzez okienko pola wyszukania w aplikacji. O każdej porze dnia i nocy, gdziekolwiek jesteśmy.
- Optymalizacja pracy w rozproszonej strukturze organizacyjnej oraz przy pracy zdalnej
Przed 2020 rokiem większość firm odrzucała możliwość pracy zdalnej. Pod znakiem zapytania stała też możliwość zdalnego dostępu do zasobów firmy. Dziś prawie każdy podmiot dopuszcza takie rozwiązania. Co więcej wiele organizacji dostrzega ich zalety. Ten model pracy to też wyzwania, a jednym z nich jest przepływ dokumentów i zadań. System workflow rozwiązuje te problemy.
- Elastyczność
Wyobraźmy sobie, że chcemy zmienić sposób przepływu danego typu dokumentów, czy spraw. W tradycyjnym modelu należy wyprodukować procedurę i rozdystrybuować ją wśród uczestników, a i tak upłyną miesiące zanim każdy przyzwyczai się do nowych reguł. Podobnie wdrożenie nowego pracownika będzie wymagało zapoznawania go z panującymi w organizacji regułami. W dobrym systemie workflow, nową procedurę i formularze odzwierciedlimy w definicji procesu, a reszta zadzieje się już sama.
- Wizerunek
W jakiej firmie wolelibyście pracować – nowoczesnej, czy zacofanej?
Z jaką firmą chcieliby współpracować Wasi obecni i potencjalni klienci?
Gdybyśmy chcieli zsyntetyzować te korzyści, to powstałyby dwie: zmniejszenie kosztów i zwiększenie sprzedaży. Cudowna mieszanka.
Postaw na system workflow Dew-X
Dew-X to pierwszy, prawdziwie bezpłatny, prosty system workflow – narzędzie do tworzenia i zarządzania obiegiem dokumentów, spraw i zadań oraz archiwum plików. Platforma low-code dostępna w chmurze lub w wersji płatnej na Twoim serwerze.
Z systemem Dew-X możecie osiągnąć każdy z wymienionych celów i to zarówno zamawiając rozbudowaną wersję płatną, jak i używając bezpłatnej, z której można korzystać też do celów komercyjnych!
Masz dodatkowe pytania odnośnie systemu worflow Dew-X? Skorzystaj z formularza dostępnego na stronie, bądź napisz bezpośrednio na adres mailowy – specjaliści udzielą Ci szczegółowych informacji i rozwieją ewentualne wątpliwości.
email: hello@dew-x.com
strona www: https://dew-x.com/pl/
