Finansowanie terroryzmu czy tzw. pranie pieniędzy to incydenty, które brzmią abstrakcyjnie, jednak przedsiębiorcy zmagają się z nimi zaskakująco często. Niektóre rodzaje organizacji są zobowiązane do wdrożenia specjalnej procedury zapobiegającej przestępczości w takiej formie. Na czym polega AML i jak wprowadzić ją w swojej firmie? Można to zrobić w czterech krokach.
Na czym polega procedura AML?
Wszystkie podmioty uwzględnione w Ustawie z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu muszą stosować się do określonych procedur w ramach AML. Chodzi o zwrócenie uwagi na budowanie relacji biznesowych oraz realizowanie transakcji z klientami lub partnerami. Powinny one przebiegać z najwyższą starannością, tak aby zapobiec ewentualnym nielegalnym działaniom na tym polu. Wspomniana ustawa ma na celu kontrolę bieżącej działalności firm i instytucji, określonych w niej jako obowiązane.
Choć procedura AML może się wydawać skomplikowana, powstały już metody i narzędzia, dzięki którym można wdrożyć ją w organizacji w kilku krokach. Nie ma znaczenia, czy chodzi o wielką korporację, czy o małą, rodzinną firmę.
Kogo obowiązuje AML?
Do zasad związanych z AML muszą stosować się przede wszystkim ci przedsiębiorcy, którzy świadczą usługi doradztwa podatkowego. Poza nimi o wdrożenie procedury muszą zadbać m.in.:
- prawnicy,
- podmioty handlujące nieruchomościami,
- właściciele galerii sztuk,
- właściciele komisów samochodowych oraz dealerzy samochodowi,
- agenci ubezpieczeniowi,
- flipperzy,
- zarządcy fundacji i stowarzyszeń.
Jak wprowadzić AML w organizacji?
Wdrożenie AML powinno mieć charakter kompleksowy, a wskazówek należy szukać bezpośrednio w treści ustawy. W praktyce cała procedura wdrożeniowa opiera się na czterech głównych krokach.
Krok 1 – Szkolenie AML
Zarządca organizacji powinien na początku wskazać osobę, która weźmie odpowiedzialność na poprawne wdrożenie procedury. W przypadku działalności jednoosobowej będzie to naturalnie jej założyciel/właściciel, a w dużej firmie wyznaczona osoba o odpowiednich kompetencjach. To właśnie dla niej przeznaczone będzie specjalne szkolenie AML z certyfikatem. Jest ono obowiązkowe, ale obecnie można je zrealizować online – za pośrednictwem platformy szkoleniowej. Taką usługę oferuje m.in. LegalGeek.
Tego typu szkolenia są prowadzone przez doświadczonych w tej dziedzinie prawników. Kurs kończy się egzaminem i uzyskaniem certyfikatu potwierdzającego zdobytą wiedzę.
Krok 2 – Ocena ryzyka w firmie
Wyznaczyłeś koordynatora działań AML? Następnym krokiem jest przygotowanie oceny ryzyka w firmie. Będzie ono miało postać dokumentu określającego obszary ryzyka. Taki dokument należy aktualizować średnio co 2 lata, aby mieć pewność, że firma działa w zgodzie z prawem.
Krok 3 – Opracowanie wewnętrznej procedury AML
W każdej firmie musi powstać indywidualna, wewnętrzna procedura AML. Bazą dla niej powinny być stałe elementy wskazane w ustawie. W każdym przypadku działania w kierunku wdrożenia AML powinny przewidywać określenie:
- zasad szkolenia pracowników,
- czynności lub działań ograniczających ryzyko wystąpienia zjawisk prania pieniędzy i finansowania terroryzmu,
- sposobu zarządzania tym ryzykiem,
- sposobu identyfikacji i oceny ryzyka,
- środków bezpieczeństwa informacji (w tym ochrony danych osobowych),
- zasad współpracy z Generalnym Inspektorem Informacji Finansowej,
- zasad dokumentowania problemów,
- zasad informowania o rozbieżnościach pomiędzy informacjami zawartymi w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych a stanem ustalonym,
- sposobu zgłaszania naruszeń lub możliwości ich wystąpienia,
- sposobu realizacji wewnętrznej kontroli.
Krok 4 – Wyznaczenie sygnalistów
W ustawie można znaleźć zapis o tym, że w każdej instytucji obowiązanej należy wyznaczyć sygnalistę. W praktyce będzie to osoba odpowiedzialna za dostarczanie informacji o nieprawidłowościach. Co ważne, sygnalista zawsze powinien pozostać anonimowy.
Jeśli chcesz mieć pewność, że procedura AML będzie działać w Twojej organizacji, jak należy, zadbaj o odpowiednie przeszkolenie osób odpowiedzialnych za te działania. Unikniesz w ten sposób problemów i zyskasz w swoim zespole eksperta, który zadba o to, aby organizacja uchodziła za rzetelną i uczciwą.
