Obsługa dokumentów w wielu przedsiębiorstwach stanowi nie lada wyzwanie. Dokumenty księgowe i wewnętrzne potrafią zajmować sporo miejsca, a przy tym konieczne jest poświęcenie czasu na odpowiednie ułożenie. Z tego powodu coraz większą popularność zdobywa digitalizacja dokumentów. Polega na wgraniu wszystkich dokumentów do systemu informatycznego, gdzie zawsze są łatwo dostępne, a przy tym właściwie pogrupowane. Przedstawiamy najważniejsze korzyści płynące z fachowo przeprowadzonej digitalizacji dokumentów.
Digitalizacja dokumentów – oszczędność miejsca i łatwiejszy dostęp
Dzięki przechowywaniu dokumentów w firmie w formie cyfrowej można zaoszczędzić bardzo dużo miejsca. Klasyczne dokumenty układane w segregatorach mogą zajmować nawet całe pomieszczenia. Wydzielona przestrzeń służy w efekcie jedynie przechowywaniu stosów papierów. Profesjonalna digitalizacja dokumentacji całkowicie eliminuje konieczność przechowywania fizycznych segregatorów. Cała dokumentacja znajduje się na niewielkich rozmiarów dyskach, które są dostępne z poziomu komputera. Dzięki temu w Twojej firmie zniknie konieczność obsługi papierowych dokumentów, a zwolniona przestrzeń będzie mogła posłużyć do celów prowadzonej działalności.
Archiwizacja dokumentów w formie cyfrowej ułatwia także dostęp do poszczególnych danych. Wszystkie pliki są dostępne w jednym miejscu i wystarczy skorzystać z wyszukiwarki, aby znaleźć potrzebne pliki. Pracownicy mogą odszukać konkretne informacje bez konieczności przeszukiwania stosów dokumentów. W rezultacie mogą zaoszczędzić bardzo dużo czasu i zwiększyć komfort pracy.
Elektroniczny obieg dokumentów zwiększa bezpieczeństwo w firmie
Digitalizacja dokumentów wpływa również na bezpieczeństwo wszystkich danych. Nowoczesne systemy informatyczne oferują wiele zabezpieczeń na wypadek różnych sytuacji. Pierwszym zabezpieczeniem jest szyfrowanie i hasła. Ograniczają nieautoryzowany dostęp do ważnych dokumentów. Osoby bez stosownych uprawnień nie będą w stanie przejrzeć plików firmowych i tym samym zdobyć cennych informacji.
Dodatkowo digitalizacja dokumentów pozwala na automatyczne tworzenie kopii zapasowych wszystkich plików. W rezultacie nawet uszkodzenie dysku nie będzie wiązało się z utratą plików. Wystarczy z kopii zapasowej pobrać wszystkie dane i kontynuować działalność.
Skorzystanie z digitalizacji dokumentów to sposób na oszczędności w firmie
Zalety digitalizacji dotyczą również zminimalizowania kosztów prowadzenia działalności. W przypadku dokumentów papierowych zachodzi konieczność drukowania, tworzenia kopii oraz przechowywania papierów. Zdecydowanie się na postać cyfrową całkowicie eliminuje te zagadnienia i pozwala bez wysokich kosztów obsługiwać wszystkie formalności w firmie. Digitalizacja dokumentów w dłuższym terminie przynosi znaczące oszczędności, które skutkują poprawą płynności finansowej firmy.
Jak skutecznie przejść na postać cyfrową dokumentów?
Firmy, które decydują się na rozwiązania informatyczne do obsługi dokumentów, potrzebują fachowego wsparcia. Najlepiej skorzystać z pomocy renomowanych firm, które pomogą wdrożyć sprawdzone systemy w Twojej firmie. Dzięki temu digitalizacja dokumentów przebiegnie sprawnie i bez przestojów w działalności przedsiębiorstwa. Eksperci przeprowadzą również szkolenie dla pracowników z obszaru obsługi dokumentacji cyfrowej i ochrony danych.
Warto pamiętać, że przejście na formę cyfrową dokumentów jest możliwe dla organizacji każdej wielkości. Dlatego też warto rozważyć tę opcję w swoim przedsiębiorstwie. Długofalowe korzyści wynikające z takiego działania sprawiają, że jak najbardziej warto.
